Podcast Contentmigratie

Ruben: Sommige mensen verhuizen een keer in hun leven en sommige mensen verhuizen misschien wel elk jaar. Hoe je het ook wendt of keert, verhuizen brengt altijd een hoop geregel met zich mee en kan een heel project worden. Hetzelfde geldt eigenlijk ook gewoon voor je website. Of je nou moet verhuizen van een oud naar een nieuw CMS of dat je juist meerdere websites bij elkaar probeert te voegen, je wilt dat je content heelhuids overkomt en dat niet in één keer je nieuwe huis vol staat met allemaal oude meuk. Hoe pak je dat aan en kom je er zonder kleerscheuren doorheen? Daar hebben het vandaag over met Danila en Esmee, contentcoördinatoren bij Presenter. Dit is aflevering zeven van: ‘We moeten iets met content’.

[intromuziek]

Ruben: Ik zit hier vandaag met mijn collega’s Danila en Esmee en zij zijn onze professionele verhuizers.

Danila: Hallo!

Esmee: Hi!

Ruben: Welkom. Vandaag gaan we het hebben over het nut en misschien het onnut van het verhuizen van je content van een oude naar een nieuwe website, of oud naar nieuw CMS, of hoe het er ook uit mag zien. Maar meestal zijn het grote projecten die best wel spannend zijn voor de mensen die het nog niet eerder hebben gedaan. En we dachten: laten we eens even kijken of wij onze vakbroeders daarin mee kunnen nemen. Hoe pak je dat aan en wat moet je vooral niet doen? Jullie hebben hier ook een webinar over gegeven, dat kunnen mensen later terug gaan kijken, waarin het echt wat meer over de how-to’s gaat. Maar vandaag willen we het echt hebben over: waar moet je rekening mee houden en waarom is het belangrijk om dit goed aan te pakken. En aan de hand van een aantal stellingen gaan we daar zo meteen doorheen, maar eerst wil ik eventjes jullie allebei vraag om kort introduceren wie je bent en wat je doet bij Presenter, en dan kunnen we daarna lekker de inhoud in. Dus, Danila…

Danila: Yes, Danila van der Valk, projectleider bij Presenter. Ik werk ondertussen zo’n 7,5 jaar hier en ben de laatste jaren vooral bezig met contentmigraties. Ik heb voorheen meegewerkt met herschrijven en dat soort dingen, maar de laatste jaren het begeleiden van dat soort trajecten.

Esmee: En ik ben Esmee Roetman, contentcoördinator bij Presenter, inmiddels ook al bijna vier jaar. Ook ik heb veel ervaring met migraties en dat is wel echt mijn passie: grote, nieuwe website-projecten.

Ruben: Ja, want wij noemen het hier intern migraties, misschien is het niet per se de term die mensen er zelf op zouden plakken, dus in welke situatie kom je eigenlijk in het vaarwater van contentmigratie? Waar hebben we het eigenlijk over? Voordat we daar verder op ingaan.

Danila: Ja, wij noemen het inderdaad altijd contentmigraties. Dat is eigenlijk, als je een nieuwe website krijgt of een nieuw CMS, dan moet je je content verhuizen van je oude CMS naar een nieuwe plek en dat gaat vaak om echt honderden pagina’s en daarom noemen we het migreren, omdat je het dus over gaat zetten. Vaak ook komt er herschrijven bij kijken, en alles moet ingevoerd worden, dus ja.

Esmee: Ook kan het zijn dat je bijvoorbeeld wel in het zelfde CMS werkt, maar je krijgt bijvoorbeeld een nieuw design, een nieuwe look and feel, ook dan heb je te maken met het opnieuw herzien van je content. Omdat dat dan weer moet passen in allerlei nieuwe blokken, een nieuwe structuur, dan heb je te maken met het verhuizen en dus het migreren van je content.

Ruben: Ja nou voor die twee luisteraars van ons die het misschien niet weten: een CMS is een contentmanagementsysteem. Dat is waar je je hele website in beheert. Ik dacht, ik zeg het even want het zou zonde zijn als mensen opeens de hele tijd zich gaan afvragen: ‘Wat is CMS?’ Maar oké, helder. We hebben een aantal stellingen bedacht om dit even aan te vliegen en de eerste daarvan is: “Je kunt beter opnieuw beginnen dan al je content verhuizen”. Dus als je een nieuwe website opstart of wat dan ook, dan kun je beter helemaal opnieuw beginnen. Hoe kijken jullie daarnaar?

Esmee: Idealiter wel, helemaal eens. Kijk: uiteindelijk is een nieuwe website de kans om goed naar je content te kijken en om uiteindelijk op die nieuwe website datgene mee te nemen wat jouw bezoekers willen zien. Dus ja, het liefst zou je helemaal opnieuw beginnen en al je content willen bekijken, criteria willen opstellen wanneer je wat meeneemt. Bijvoorbeeld op basis van bezoekerscijfers. Zijn bezoekerscijfers heel laag, dan is het misschien goed om bepaalde content niet mee te nemen naar je nieuwe website. Dus het is zeker aan te raden om altijd eerst te inventariseren wat je hebt liggen en op basis van criteria te kijken wat je meeneemt en wat niet.

Danila: Het ligt er ook een beetje aan denk ik, waar het probleem zit van je website. Waarom je een nieuwe website gaat doen. Vaak zien we bij klanten dat, eigenlijk wanneer je toe bent aan een nieuwe website, dat er zo’n wildgroei is aan de achterkant van je CMS, met zo veel pagina’s die er nog staan. Misschien sowieso ook nog gewoon heel veel pagina’s die live staan, nieuwsberichten van tien jaar geleden die nog live staan, ja dan is het gewoon heel goed om te kijken van: hoe willen we het in de gewenste situatie? En daar kun je prima je oude content voor gebruiken omdat je, wat Esmee al zei, je hebt gekeken naar: hoe scoort die content en wat zijn de belangrijkste dingen die we op de nieuwe website willen hebben, moeten we dingen samenvoegen? Dus je hoeft niet helemaal opnieuw ook allemaal te gaan schrijven, maar je hergebruikt gewoon wat je al hebt in een nieuwe ideale set-up.

Esmee: Ja, het is een beetje tweeledig denk ik, want je hoeft inderdaad… Je begint in principe helemaal opnieuw, maar niet per se met allemaal nieuwe content. Je kunt ook je oude content inderdaad hergebruiken.

Ruben: Is er een punt waarop je zou zeggen, misschien qua website-grootte, je kunt daadwerkelijk beter helemaal opnieuw beginnen? Of is er een punt waarop je zegt, oké het is gewoon te veel werk om naar dat beginpunt te kijken, laten we gewoon beginnen met dingen overzetten en dan gaan we daarna dingen langzamerhand verbeteren.

Danila: Ja, die vind ik altijd lastig. Langzaamaan verbeteren, dan zou ik zeggen: kijk eerst naar een x-aantal, een percentage van je pagina’s die je hebt, wat scoort daar het beste in of wat wordt het meest gevraagd als je een toptaakanalyse bijvoorbeeld doet? Wat voor vragen komen er binnen bij je klantenservice bijvoorbeeld. En kijk dan naar die pagina’s, hoe kunnen we die het beste gaan insteken in een nieuwe website? En komen er dan inderdaad nog vragen binnen over andere onderwerpen die je nu misschien niet mee hebt genomen, kan je die inderdaad gaandeweg altijd nog toevoegen. Dus dan zou ik zeggen: kijk naar een bepaald percentage van je aantal pagina’s, want inderdaad ja, soms zijn websites 10.000 pagina’s groot. Ja, dan wordt het een heel lang traject wil je dat allemaal gaan overzetten, gaan beoordelen wat je met wat gaat doen.

Esmee: Ja, dan zou ik er echt voor kiezen om inderdaad te prioriteren en dat op te delen in verschillende fases.

Ruben: Heb je wel eens meegemaakt dat van de pagina’s die je verhuist, of de nieuwe pagina’s die je aanmaakt, dat je misschien maar 10% of 20% van de totale content overhoudt, gebeurt dat wel eens?

Esmee: Het kan zeker gebeuren. Dat heeft ook te maken, je hebt soms, dat is een heel specifiek voorbeeld, maar je hebt soms te maken met een x-aantal nieuwsberichten wat op een gegeven moment zich alleen maar blijft aanvullen en nooit verwijderd wordt. En ja, als je dan een website vijf á tien jaar, bij wijze van, live hebt staan, ja dan stapelt zich dat op en dan ga je merken dat heel veel van je content niet meegaat naar zo’n nieuwe website.

Ruben: En stel: je zou al de dingen wel meenemen hè. Behalve dat het veel werk kost om het over te zetten, zijn er nog andere nadelen aan het meenemen van oude gearchiveerde content die niet meer echt heel erg interessant is? Ik kan me ook voorstellen dat mensen denken van: nou, ik ga niet kijken, ik gooi het gewoon allemaal in een keer over. Heeft het ook nog andere gevolgen behalve dat het veel tijd kost?

Danila: Nou ja, het vervuilt je website natuurlijk weer eigenlijk, want je wilde echt met een nieuwe website beginnen met een schone lei. Dus als je dat weer allemaal meeneemt dan heb je daar eigenlijk allemaal dingen die dus niet bezocht worden, die je CMS misschien wel slomer maken, je website überhaupt slomer maken, ja waar niemand naar kijkt. Dus waarom zou je daar tijd in stoppen, in wat niemand bekijkt?

Esmee: Ja en uiteindelijk, weet je, een website maak je voor de bezoeker. Dus vanuit de bezoeker gedacht is dat dan niet echt een hele slimme keuze natuurlijk.

Danila: Waarbij we wel willen zeggen trouwens, dat inderdaad niet bezoekerscijfers al alles zijn, want soms kan content ook niet goed bezocht worden omdat het bijvoorbeeld verstopt staat. Dus dat moet niet altijd reden één zijn: het heeft lage bezoekerscijfers. Kijk dus ook naar, inderdaad, wat staat er op die pagina? Moeten we dat misschien met een andere pagina samenvoegen? Moet het een plekje hoger in de structuur krijgen?

Esmee: Ja en je hebt natuurlijk ook soms gewoon echt te maken met verplichte content. Als je het hebt over juridische pagina’s, beleid, wat er gewoon echt op moet komen, wat natuurlijk wellicht niet heel veel bezoekerscijfers heeft, niet hoge bezoekerscijfers.

Ruben: Dat brengt me eigenlijk meteen bij de volgende stelling, namelijk: “Een nieuwe website vraagt altijd om een verhuisplan”. Want er zijn zoveel dingen waar je rekening mee moet houden. Hoe pak je dat aan, of kun je zeggen… het is een stelling, je kunt het er ook niet mee eens zijn: een nieuwe website heeft niét altijd een verhuisplan nodig. Is dat ook een optie?

Danila: Nee, zeker hebben we een plan nodig en wij worden wel eens ingevlogen als een project namelijk al half van start is gegaan en dan komen we daar en dan blijkt er eigenlijk nog niet helemaal een goed plan te liggen. Of nou ja, nog geen compleet plan. Dan merk je gewoon dat er zoveel behoefte is aan een plan met structuur. Wij zeggen vaak eigenlijk: inventarisatie is heel erg belangrijk. Waarbij je gaat kijken naar, waar we het net ook al over hadden, welke content hebben we allemaal, welke onderzoeken hebben we nodig naar de doelgroep of naar de toptaken. Wat doen mensen nou het meest op onze website? Dat ga je allemaal verwerken in een plan wat je dus met de content gaat doen. En dat noemen wij dan zelf een contentmatrix, waarin je aangeeft: deze structuur krijgt de website, daar geef je aan welke pagina’s, wat de nieuwe pagina’s worden en uit welke oude pagina’s die bestaan.

Esmee: Ja en een aanvulling daarop is denk ik, ik merk toch nog best wel vaak dat op het moment dat je gaat starten met de migratie, dat er heel snel al gestart wordt met het invoeren en het herschrijven. Je merkt als bepaalde personen daar al mee bezig zijn, maar je hebt eigenlijk nog geen inventarisatie en geen concreet plan, dan zie je op een gegeven moment gewoon door de bomen het bos niet meer, omdat je dan dat inzicht niet hebt. En Danila gaf net al aan, wij gebruiken daar een matrix voor. Op het moment dat de helft van het team al bezig is in een verdere fase, maar er is eigenlijk nog geen plan en inzicht in welke content je hebt, ja dan weet je straks gewoon niet meer wat er allemaal gedaan is en wat niet. Dus het is echt belangrijk dat je eerst die inventarisatie op orde hebt, dat je weet wie wat gaat doen en dat je dan eigenlijk gewoon met een team op volle kracht kan vullen en schrijven.

Danila: Ja, we merken gewoon heel vaak dat mensen al heel snel aan de slag willen echt, dat is vaak gewoon niet handig. Wij hebben soms gewoon echt een maand nodig om eerst gewoon goed onderzoek te doen naar: wat is de situatie? Waar werken we mee, waar willen we naartoe? En ja op basis van daar dus inderdaad een soort strategietje te maken, van: hoe gaan we dit aanpakken en wie hebben we daarbij nodig? Hoeveel tijd denken we hiervoor nodig te hebben? En dan kun je eigenlijk, ja, op basis van daar gewoon heel je planning vol maken en inderdaad dus ook duidelijk bijhouden: hoe ver ben je nou eigenlijk in het traject? Dus dan heb je ook gelijk een manier om bij te kunnen sturen als je dus niet op schema ligt.

Esmee: Ja en, nog een aanvulling, dat plan is ook heel belangrijk omdat je dat dan kunt communiceren met al je stakeholders en alle contenteigenaren. Je hebt vaak te maken met verschillende onderdelen natuurlijk op je website, waar verschillende mensen eigenaar van zijn en verantwoordelijk voor zijn en het is heel belangrijk om ook die mensen in die fase mee te nemen. Want op het moment dat jij geen helder plan hebt en iedereen gaat maar wat doen en gaat zich ergens mee bezighouden, ja dan krijg je gewoon al die eigenaren op een gegeven moment over je heen en dan weten ze ook niet meer wat er met hun content gebeurt. Dus ook daarvoor, voor de betrokkenheid en het informeren van de stakeholders, is het echt wel heel belangrijk om een goed plan te hebben.

Ruben: Ja en om te weten wanneer je klaar bent, denk ik.

Esmee: Dat ook, ja.

Ruben: Want volgens mij, wat ik zelf ook nog wel zie gebeuren is: “Ja, maar jullie zijn nu toch al met de website bezig, kun je dan ook niet even dit doen en dat doen en dat doen?” Hoe bewaak je dat stukje, dat doet dat plan voor je of moet je daarvoor ook heel veel contact houden met mensen die, met de stakeholders die er wat van kunnen vinden tijdens het proces? Of hoe pak je dat aan?

Danila: Nou ja, zo’n plan dat biedt wel de steun om dus zo’n inschatting te kunnen maken, van hé we hebben x-aantal pagina’s, daar doen we ongeveer zó lang over als die herschreven moeten worden. We doen er ongeveer zó lang over als die ingevoerd moet worden. Dat kun je dan dus doorberekenen met hoeveel personen je bent of, als er een deadline is, terugrekenen van: nou, dan hebben we zoveel mensen nodig om die deadline te kunnen halen. En ja, er veranderen altijd dingen tussendoor, soms gaat iemand herschrijven en dan kom je achter een pagina dat je denkt: oh, misschien moeten we dat toch even anders aanpakken, of ik kom nu toch drie zelfde soort pagina’s, misschien moeten we die toch nog even samenvoegen. Dus ja dan ga je weer in gesprek met de contenteigenaren. Vaak heb je ook een soort content freeze, een periode waarin dingen dus niet meer gewijzigd mogen worden voordat je website live gaat. Ja dan kan er ook altijd nog toch een spoedje voorbijkomen waarvan je denkt: nou dat moeten we nog even mee pakken. Maar ik denk dat daarin ook gewoon goed overleg en elkaar op de hoogte houden heel belangrijk is.

Ruben: Ja en als je het nou probeert samen te vatten hè, wat zijn nou de grootste beginnersfouten die je ziet gemaakt worden of die je zelf wel eens hebt gemaakt? Dat kan natuurlijk ook, dat je zelf een keer zoiets hebt gedaan dat je denkt: nou dat ga ik echt nooit meer op die manier doen.

Esmee: Nou ik denk de eerste, dat is ook wel een beetje een conclusie denk ik van ons verhaal, is dat er te snel in de actiemodus wordt gegaan. Dus dat mensen te snel willen invoeren, schrijven en niet eerst rustig nadenken over welke content je hebt en wat je wil meenemen.

Danila: En dat dus goed af te stemmen met de juiste mensen. Je merkt vaak dat daar ook gewoon heel veel irritatie binnen een project ontstaat als mensen niet betrokken zijn, niet weten wat er gebeurt. Dus zorg ook altijd dat je de juiste mensen bij je project betrekt, zodat iedereen op de hoogte is wat er gebeurt zodat je ook uiteindelijk minder weerstand hebt zodra een project live gaat.

Ruben: Dus dat ze een pagina opeens kwijt zijn die ze ooit een keer hebben geschreven, waar ze heel trots op waren en…

Danila: Precies. Ja, dat gebeurt regelmatig.

Ruben: Dat gebeurt ook en daarom wil ik het er vandaag ook op die manier over hebben. Want er zijn zoveel dingen waar je van tevoren niet over nadenkt als je inderdaad een nieuwe… want je denkt: “Oh mooi een nieuwe website, alleen maar beter”, maar dat dat voor niet iedereen is.

Esmee: Nee, en je hebt gewoon bij een nieuwe website, er komen zoveel mensen bij kijken. Het is niet dat je dat met een team van vier man doet. Er zijn gewoon heel veel mensen bij betrokken en het is goed om die mensen mee te nemen.

Ruben: Is er nou nog een, iets wat je onze luisteraar toewenst die op het punt staat om hiermee aan de slag te gaan? Wat zou je nou tegen zo iemand zeggen, om een beetje een hart onder de riem te steken van hey, je kunt dit, maar doe vooral dít.

Danila: Ja, we merken ook vaak inderdaad bij klanten dat mensen dit ook als een heel groot project zien en zich dus ook best wel zorgen maken. En dan zeggen wij ook altijd: joh, het komt wel goed. Het is inderdaad een hele kluif, maar het is prima te doen. Wat we eigenlijk elke keer al zeiden, zorg gewoon voor een goede inventarisatie en dat je dus de juiste mensen betrekt voor wanneer je aan de slag kunt gaan, dan wijst het zich vanzelf wel.

Esmee: Ja en zie het vooral ook als echt een leuk project. Dit zijn vaak echt wel leuke projecten, waar je met een groot team aan werkt. Het kan ook echt heel gezellig zijn en ja. Ik denk dat er van tevoren toch wel vaak inderdaad gedacht wordt van: oh wat heftig, hoe moet ik dit nou doen en het is allemaal zo veel. Maar ja je bent met een heel groot team, je staat er niet alleen voor en maak het gewoon zo leuk mogelijk.

Danila: Ja je hebt achteraf vaak ook echt wel een gevoel van “we did it” met elkaar en vier het moment vooral als je dus live gaat. Want je hebt gewoon een lange tijd daar aan gewerkt met elkaar, dus ja, dat zijn altijd juist wel de leuke momenten als je zo’n project afrondt.

Ruben: Vieren, hoe kun je zoiets nou het beste vieren? Is dat een kwestie van champagne, of…

Esmee: Absoluut, champagne…

Danila: Taart!

Esmee: En nodig daarbij ook trouwens dus inderdaad wat meerdere mensen binnen de organisatie uit, zodat dat ook binnen de rest van de organisatie gaat leven.

Ruben: Het is ook wel een prestatie natuurlijk.

Danila: Ja!

Ruben: En dat vergat ik eigenlijk helemaal aan het begin te vragen, maar ook omdat je zei: het is iets leuks, ik kan me voorstellen dat heel veel mensen na ook dit gesprek gehoord te hebben, denken van nou: matrixen, coördineren… dat is helemaal niks voor mij. Moet je een bepaald type persoon zijn om dit leuk te vinden? Of denk je dat iedereen hier wel op een bepaalde manier zijn rol in kan vinden?

Esmee: Nou ik denk wel, je moet het wel leuk vinden om veel te organiseren en veel af te stemmen, je moet het wel leuk vinden om te coördineren. Als jij echt iemand bent die gewoon lekker de hele dag uitvoerend bezig wil zijn, lekker wil schrijven bij wijze van, ja dan is het heel leuk om een migratie uit te voeren letterlijk. Maar voor het regelen en voor fase 1, onze inventarisatie en plan van aanpak wat wij benoemen, is het wel handig als je daar wel passie voor hebt, ja.

Ruben: Ja precies, dus even goed afstemmen binnen je team wie daar zich voor…

Esmee: Wie wat doet.

Danila: Je hebt mensen die graag heel erg op zichzelf werken. Ja, dan is dit niet de juiste functie voor je. Want je bent inderdaad, naast dat je misschien overzicht creëert en daar op bijstuurt, ben je ook gewoon heel veel in gesprek met mensen. Dat is eigenlijk je voornaamste taak, je bent mensen op de hoogte aan het houden, stakeholdermanagement, met je opdrachtgever of je manager in misschien sommige gevallen. Je team wat je onder je hebt bijsturen, mensen van de inhoud die vragen hebben of soms wat meer willen weten, daar moet je mee in contact blijven dus het is ook wel heel veel…

Esmee: Praten. Heel veel praten.

Danila: Praten, ja.

Ruben: Mooi. Ik zou zeggen als je hiermee aan de slag gaat, kijk vooral even op onze website. In de show notes van de podcast zetten we belangrijke linkjes, bijvoorbeeld naar het webinar om dat nog even terug te kijken, waarin dat helemaal wordt uitgelegd en eventuele artikelen die je kunt volgen of voorbeeldjes dus dan, we laten je niet met lege handen achter. Ik wil jullie heel erg bedanken voor jullie tijd en veel plezier met jullie volgende verhuisprojecten.

Danila: Yes!

Esmee: Ja, jij ook bedankt.

[outromuziek]