Copykaart

Maak kennis met de copykaart

Van de wollige zinnen van Rachel kun je een trui breien. Als je niet kan slapen pak je de passieve zinnen van Ahmed erbij. En je hebt inmiddels echt geen zin meer om een punt te maken van Irina’s uitroeptekens.

Dat terwijl alle spelregels toch netjes in de schrijfwijzer staan. Ja, reageren Ahmed, Rachel en Irina dan, ‘maar waar staat die?’ en ‘pfff die is zo dik’ en ‘bedoel je de versie van januari 2019?’.

Dan wil je zuchten, maar het ergste is: je snapt ze wel. Je twijfelt zelf ook of je de laatste versie wel op Sharepoint hebt gezet. En de laatste keer dat je het document er zelf bij pakte staat je ook niet heel helder meer voor de geest.

Dat moet anders. Dat kan anders. Maak kennis met de copykaart.

Wat is de copykaart?

De copykaart is niets meer en niets minder dan een uitgeklede schrijfwijzer. Waar je in dat grote document alles letterlijk tot achter de komma uitschrijft, beperk je je bij de copykaart tot de kernpunten. Op maximaal één A4.

Wat zet je op de copykaart?

De belangrijkste schrijfafspraken, maar dat wist je al. Dit is waar je aan kunt denken:

• Tone-of-voice: Welke eigenschappen hebben jullie teksten? Benoem ze en geef korte tips hoe je deze eigenschappen terug laat komen in tekst.
• Schrijfafspraken: Tutoyeren of vousvoyeren? Wel of geen Engelse termen? Hoe gaan jullie om met afkortingen? Enzovoorts, enzovoorts.
• Schrijftips: Let op actief schrijven, gebruik opsommingen, varieer met zinslengte, schrijf in begrijpelijke taal, et cetera, et cetera.
• Belangrijke woorden: Je merknaam en combinaties daarmee, woorden die vaak fout worden geschreven en zo verder, en zo verder.

Waar de nadruk ligt, verschilt per organisatie. Vind je dat de basis beter moet? Geef dan de meeste aandacht aan schrijftips. Is het de stem van je merk die ontbreekt? Maak dan ruimte voor veel tone-of-voice-instructies.

Houd je dan 4 kantjes over, omdat alles belangrijk is? Bedenk nog een keer goed wat het doel is. Met de copykaart breng je essentiële schrijfafspraken naar de voorgrond. Op de achtergrond houd je gewoon je schrijfwijzer met alle regels en afspraken. Daar verwijs je ook naar op je copykaart.

Hoe zet je de copykaart in?

1. Stel samen

Haal op waar behoefte aan is, waar collega’s moeite mee hebben of waar vaak discussie over is. Laat een vormgever er een overzichtelijke kaart van maken. Of gebruik ons voorbeeld als uitgangspunt.

2. Stuur naar de drukker

Natuurlijk, je kunt de copykaart digitaal rondsturen, maar met een fysiek document vergroot je de kans op succes. Print op extra dik papier of laat het lamineren en zorg voor een flinke oplage.

3. Deel uit

Op je eigen afdeling, op de afdelingen met frequent klantcontact, op de afdelingen met minder frequent klantcontact. Iedereen die schrijft voor je merk krijgt er één. Voor naast het toetsenbord, of boven het bed, als ze er maar continu mee in aanraking komen.

4. Geef toelichting

Plan sessies waarin je de copykaart, de regels die erop staan en het gebruik toelicht. Je kunt ervoor kiezen om het document pas tijdens deze sessie uit te delen.

5. Blijf uitdelen

Zorg dat je altijd een stapeltje kaarten achter de hand hebt om uit te delen. Aan nieuwe collega’s. Of aan Robin, die altijd alles kwijt is.

6. Evalueer

Check eens per jaar of de juiste afspraken nog op de copykaart staan. Ja? Mooi. Nee? Vernieuw de copykaart en herhaal het uitdelen en de sessies.