Het probleem van het ministerie
Het ministerie van Buitenlandse Zaken en de verschillende Nederlandse ambassades en consulaten hielpen in 2016 wereldwijd 6,5 miljoen mensen via niet minder dan 240 verschillende websites. Websites die met elkaar concurreerden, moeilijk te onderhouden waren en waarop in Den Haag te weinig controle was.
Er werd een rigoureus besluit genomen: die 240 verouderde en niet responsive websites werden teruggebracht tot 2 nieuwe, servicegerichte websites. Het projectteam Vernieuwing Postenweb werd opgericht om deze monsterklus te klaren en vroeg ons om hulp bij het terugbrengen, schrijven, optimaliseren en migreren van alle content.
Onze oplossing
We stelden een team van contentspecialisten samen, waarin kennis van werkprocessen, ervaring met contentmigraties, de kunde om begrijpelijke teksten te schrijven en een haarfijn gevoel voor beeld samenkwamen. Omdat een groot project zich nooit laat voorspellen, spraken we af dat het team afhankelijk van de benodigde capaciteit of kennis op elk moment kon worden uitgebreid of veranderen van samenstelling.
Onze uitvoering
In een jaar tijd stelden we samen met het projectteam orde op zaken. We analyseerden de bestaande content en deden onderzoek naar de doelen die bezoekers van de websites hadden. Op basis van onze bevindingen startten we met het (her)schrijven van heldere teksten op B1-niveau, waardoor de bezoekers eenvoudiger vonden waar zij naar zochten. Zowel op de website, als in de verschillende zoekmachines. We hielden rekening met de strengste webrichtlijnen, zodat alle content ook echt voor iedereen toegankelijk is.
Beeldredactie
We beperkten ons daarbij niet alleen tot tekst. We verzorgden ook het beeld voor beide websites. Onze beeldredacteur legde eigenhandig een beeldbank met rechtenvrije foto’s aan, rekeninghoudend met de verschillende doelgroepen en continu veranderende situaties. Net als alle tekst plaatsten we het beeld in het Hippo CMS (Platform Rijksoverheid/PRO). Daarna stond niets een livegang in de weg.
In 2017 werden de twee nieuwe websites – in dit geval letterlijk – met de rest van de wereld gedeeld. Nederlandwereldwijd.nl hielp vanaf dat moment de Nederlandse overheid om haar burgers in Nederland en het buitenland nog beter van dienst te zijn. Netherlandsandyou.nl is er voor buitenlanders die op zoek zijn naar informatie over Nederland. Beide websites werden uiteraard meertalig opgeleverd. Nederlandwereldwijd.nl is in 6 talen beschikbaar, Netherlandsandyou.nl zelfs in 12.
Nazorg
Na een klein lanceringsfeestje ging ons werk gewoon door. We begeleiden de verdere ontwikkeling van de websites, zetten overzichtelijke werkprocessen op voor het onderhoud van de sites en fungeerden als vraagbaak voor redacteuren over de hele wereld. Alle partijen konden en kunnen met al hun contentvraagstukken bij ons terecht.
