Het probleem van HKU
De website van HKU was behoorlijk oud, en het CMS nog veel ouder. Zo oud zelfs dat de ondersteuning bijna ophield. Tijd voor vernieuwing!
Hoewel een verouderd CMS de aanleiding was voor het project, besloot HKU na ons advies dat het verstandig was om voor een totale vernieuwing te gaan: een website maken die aansluit bij de doelstellingen en doelgroep van HKU. Dus, wat was er nodig? Een nieuw CMS, een nieuw concept, een waardig design én vernieuwde content. Een groot project binnen een complexe organisatie. En daarom zocht HKU iemand die dit project in goede banen kon leiden.
Onze oplossing
We leverden een gecertificeerde en ervaren projectleider online, die de kunst van grote projecten coördineren goed in de vingers heeft. In een latere fase, toen de bouw van de website bijna startte, vlogen we ook een gecertificeerd product owner in. Zij zorgde voor de juiste prioritering van de taken en afstemming met betrokkenen. Ook werkte ze nauw samen met de partners voor ontwerp en bouw.
Onze uitvoering
Onze projectleider coördineerde het gehele project van begin tot eind. Ze zorgde voor een heldere fasering en liet alle fases goed op elkaar aansluiten. Ze hield de voortgang, planning en het budget strak in de gaten. En betrok stakeholders en partijen.
Fase 1: Voorbereiding
We begonnen met een uitgebreid vooronderzoek. Samen met het projectteam van HKU haalde de projectleider alle benodigde informatie op. We vroegen naar de wensen van de organisatie en doelgroepen. En deden een doelgroepenonderzoek en contentaudit.
Een online strateeg van Presenter hielp met een beknopte online strategie en legde de belangrijkste doelstellingen, doelgroepen en keuzes vast. Ook achterhaalden we hoe de huidige rollen en verantwoordelijkheden zijn verdeeld bij HKU en maakten een nieuw voorstel voor het beheren van de website.
Al deze input zette de projectleider om naar een helder Programma van Eisen en een projectplan met planning en budget voor het vervolg van het project. Na goedkeuring ging het team verder. We begeleidden de CMS-selectie en kozen bureaus om HKU te helpen bij het design (theFactor.e) en de bouw (TrueLime) van de nieuwe website.
Fase 2: Ontwerp en bouw website
Daarna konden we écht aan de slag! Een product owner van Presenter sloot aan en trof de nodige voorbereidingen. Met het Programma van Eisen maakte ze een lijst van de items (de backlog) die moesten gebeuren en prioriteerde ze. Ook hield zij samen met theFactor.e interviews met alle betrokkenen binnen HKU. Na de kick-off gooide corona alleen roet in het eten. De rest moest op afstand gebeuren. Een uitdaging met zoveel partijen. Maar het is gelukt!
TheFactor.e ging aan de slag met het design. De projectleider en product owner haalden regelmatig feedback op bij een klankbordgroep: een goede afspiegeling van betrokkenen binnen de organisatie. Nadat het ontwerp definitief was, ging TrueLime aan de slag met de bouw van de website. Dit gebeurde in scrum. Onze specialist was de product owner en werkte nauw samen met HKU-collega’s en stakeholders.
Ook de lijnen met TheFactor.e hielden we kort. De product owner zorgde ervoor dat design, content en techniek continu goed op elkaar aangesloten waren, zodat de juiste functionaliteiten op de juiste manier gebouwd werden. Door goede prioritering, snel schakelen en veel intensief (online) contact was de techniek binnen 7 sprints klaar.
Onze projectleider stuurde het project op hoofdlijnen aan en bleef scherp op planning, samenwerking en budgetten en rapporteerde steeds aan de opdrachtgever. Daardoor konden we snel bijsturen en schakelen wanneer dat nodig was.
Fase 3: Contentmigratie en -optimalisatie
Parallel aan de concept- en designfase startte de contentmigratie. Een contentcoördinator van HKU inventariseerde alle content en bepaalde met de inhoudseigenaren welke content mee mocht, weg kon of geoptimaliseerd moest worden. De online strategie, het Programma van Eisen en de bezoekcijfers hielpen bij deze keuzes. De projectleider stelde op basis van het eerste concept de nieuwe structuur op en zorgde er samen met de contentcoördinator voor dat alle pagina’s een goede plek kregen.
Ook maakte ze een heldere planning en zorgde ervoor dat de juiste rollen bij de juiste mensen kwamen voor de contentmigratie. Het migratieteam bestond uit copywriters van Presenter en eindredacteuren en een beeldredacteur van HKU zelf. Studentassistenten vervulden de rol van content manager.
Een SEO-specialist van Presenter voerde een zoekwoordenonderzoek uit en gaf input voor de contentrichtlijnen. Na een kick-off werd de content geschreven, herschreven, verzameld en (SEO-)geoptimaliseerd. Er volgde een inhoudelijke check door de eigenaren en na een eindredactieslag werden de pagina’s gebouwd in het CMS.
Fase 4: Livegang en nazorg
Na een paar laatste weken testen, finetunen en laatste issues oplossen was de website klaar voor lancering. Deze ging op tijd en binnen budget live! Onze projectleider en product owner bleven nog een paar weken betrokken en zorgden voor een goede overdracht naar de afdeling Communicatie en Marketing. Ze voerden de nodige evaluatiegesprekken en adviseerden over de werkwijze voor doorontwikkeling van de website. En zo maakten we de organisatie en de nieuwe website klaar voor de toekomst.
