Het probleem van de SER
Kun je je nog herinneren dat je acht jaar werd? Grote kans dat er taart en slingers waren. En lol, plezier en felicitaties. Blijdschap alom. Maar dit ging bij de achtste verjaardag van de SER-website niet op.
De positie van de SER was in de jaren veranderd en hun nieuwe functie kreeg op de oude website niet de aandacht die het verdient. Nog belangrijker: er was te weinig focus op de wensen van bezoekers. De content moest dus flink worden opgeschoond én gebruiks- en zoekmachinevriendelijker worden gemaakt. Bovendien had het CMS zijn beste tijd gehad. Eindstand: de hele website was aan vervanging toe.
Wij kregen de vraag of een van onze projectleiders op locatie kon adviseren, coördineren en ondersteunen bij strategische keuzes. Iemand die weet hoe je een goede, nieuwe website inricht. En dat niet alleen… In ons gesprek met de SER bleek ook dat ze een mentaliteitsverandering wilden doormaken: van zendergericht naar bezoekersgericht. De nieuwe website werd het startpunt van deze verandering. En daar hadden ze iemand voor nodig die de organisatie meenam tijdens het traject.
Onze oplossing?
We leverden een gecertificeerde projectleider online. Een knaller, die niet terugdeinst voor grote online projecten én veel verstand heeft van content en contentstrategie. Ook had zij een certificaat als scrum product owner op zak. Dat is sowieso winnen.
Onze uitvoering
Onze projectleider deelde het project op in vier stappen. Ze zorgde ervoor dat de verschillende fasen en deelprojecten naadloos op elkaar aansloten. Met als doel: het project tot een feestelijk einde brengen, binnen tijd én budget.
Stap 1: Voorbereiding
De projectleider stelde een realistische planning op. Ze begeleidde een uitgebreid gebruikersonderzoek (uitgevoerd door een extern bureau) en voerde een contentanalyse uit. Dit vormde de basis voor de contentstrategie. Verder coördineerde ze de CMS-selectie en aanbesteding. De uitkomst? Een bureau dat de nieuwe website mocht gaan ontwerpen en bouwen, op basis van een duidelijke lijst van eisen en wensen. De focus? De bezoeker.
Stap 2: Ontwerp & bouw website
Na de kick-off met het bureau, een goede afstemming over de planning en het team begon de ontwikkeling van de nieuwe website. Ze werkten volgens de scrummethode met onze projectleider als product owner. Dat betekent korte lijntjes, steeds weer prioriteren en continu afstemmen met collega’s en stakeholders binnen de SER.
Ook was er een strakke scope en een vast budget. De projectleider was daarom continu scherp en schakelde snel om samen alles voor elkaar te krijgen en glad te strijken. Veel samenwerken en schakelen met techniek en design was voor haar geen onbekend terrein.
Stap 3: Contentmigratie
Tegelijk met het ontwerpen en bouwen van de website, startte de contentmigratie. Eerst bracht onze projectleider alle bestaande content in kaart en maakte een plan van aanpak. Dat waren niet minder dan 40.000 URL’s op de oude website.
Heldere criteria bepaalden welke content meeging en wat er nog gemaakt moest worden. Dit stemde ze af met contenteigenaren en stakeholders en werd daarna vastgelegd in een nieuwe menustructuur. Er werd een realistische planning, duidelijke prioriteiten, en een helder werkproces en richtlijnen voor de teksten gemaakt. Met deze goede basis ging het team aan de slag. Vingers op het toetsenbord en schrijven maar.
Tijd voor de projectleider om achterover te leunen? Nee zeker niet. Ze bleef continu scherp op de voortgang en planning. Door een dagelijkse stand-up motiveerde, enthousiasmeerde en begeleidde ze het team. Het (her)schrijven van content werd over een langere periode uitgesmeerd, zodat er ook voldoende tijd was om feedback op te halen bij contenteigenaren. Zo bleven ook de lopende werkzaamheden bij SER gemakkelijk doorgaan.
Moest er nu nog wat gebeuren? Ja natuurlijk! Het plaatsen van de content. Onze projectleider merkte al gauw dat er meer capaciteit nodig was om de website goed gevuld live te zetten. Ze schakelde met de opdrachtgever en vulde het team aan met twee van onze contentmanagers. Binnen anderhalve maand klaarden zij de klus. Netjes binnen de deadline.
Stap 4: Livegang en nazorg
Na twee weken testen en finetunen was de website klaar voor lancering. Feest. Taart. Champagne! Maar niet te veel. Want onze projectleider bleef daarna nog een paar weken om het project goed af te ronden. Ze voerde evaluatiegesprekken en adviseerde bij de doorontwikkeling en het beheer van de website. Want dat vinden wij net zo belangrijk. Kortom, ze liet een contentorganisatie achter die klaar is voor de toekomst. Graag dus extra veel slagroom op de volgende verjaardagstaart van ser.nl!
